Cómo llevar el fiado y las cuentas por cobrar de una tienda, y hacer el cierre de caja (guía 2026)
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Guía práctica para tiendas de barrio y micromercados de Bolivia: cómo llevar el fiado y las cuentas por cobrar en un cuaderno paso a paso, reglas para fiar sin perder plata, errores comunes y cómo hacer el cierre de caja calculando el efectivo esperado, con un ejemplo en bolivianos.
Actualizado el 8 de noviembre de 2026. Escrito por el equipo de cobrando.app.
En la tienda de barrio o el micromercado se fía todos los días: al vecino que paga a fin de mes, a la casera de siempre. Esas cuentas por cobrar son plata tuya que todavía no entró. El problema no es fiar, es perder la cuenta. Y al cerrar, la caja no siempre cuadra.
Esta guía sirve aunque no uses ningún sistema: te explicamos cómo llevar el fiado en papel, qué reglas te evitan perder dinero y cómo hacer el cierre de caja con el cálculo del efectivo esperado, con un ejemplo en bolivianos. Al final te contamos cómo lo hace cobrando.
Cómo llevar el fiado en papel, paso a paso
- Usa un solo cuaderno para el fiado, separado de las cuentas de la caja. Si hay dos o tres, alguna deuda se pierde.
- Dedica una hoja a cada cliente, con su nombre completo y su teléfono arriba. Nada de anotar todo en una sola lista por fecha.
- Arma cinco columnas: fecha, detalle, cargo (lo que se lleva), abono (lo que paga) y saldo.
- Anota el detalle, no solo el total. "Leche, pan y huevo" se discute mucho menos que un número suelto.
- Actualiza el saldo en cada renglón: saldo anterior + cargo − abono. Así siempre sabes cuánto te debe sin sumar todo de nuevo.
- Pide una inicial o firma en cada cargo. Evita el "yo no me llevé eso".
- Anota los abonos el mismo día y en el momento, y guarda ese dinero en la caja como entrada de fiado, no como venta.
Así se ve la hoja de un cliente:
| Fecha | Detalle | Cargo | Abono | Saldo |
|---|---|---|---|---|
| 3 nov | Gaseosa y pan | Bs 15 | Bs 15 | |
| 5 nov | Arroz y aceite | Bs 32 | Bs 47 | |
| 8 nov | Pago a cuenta | Bs 30 | Bs 17 |
Reglas para fiar sin perder dinero
- Pon un tope por cliente. Decide cuánto le fías como máximo a cada uno y no lo pases, aunque insista.
- Acuerda una fecha de pago: cada quincena o fin de mes, según cuándo cobra tu cliente. Anótala en la hoja.
- Fía solo a clientes que conoces y que ya compran seguido. A alguien nuevo, mejor no.
- No sumes cargos nuevos si el saldo está vencido. Primero un abono, después fiado otra vez.
- Revisa el cuaderno una vez por semana y avisa con amabilidad a quien se pasó de la fecha.
Errores comunes
- Anotar solo el total del día y no lo que se llevó cada cliente.
- Olvidar anotar un abono: el cliente pagó y tu cuaderno dice que debe.
- Mezclar el dinero de los abonos con las ventas y después no saber por qué la caja no cuadra.
- Que cada persona que atiende anote a su manera, o en hojas sueltas.
- Fiar sin tope y descubrir a fin de mes que un solo cliente debe más de lo que vendes en un día.
Cómo hacer el cierre de caja, paso a paso
- Al abrir, cuenta el cambio de apertura con el que empiezas y anótalo.
- Durante el día, anota toda salida de efectivo: pagos a proveedores, gastos y retiros. Y toda entrada que no sea venta, como los abonos de fiado.
- Separa las ventas por medio de pago: efectivo por un lado y QR, transferencia o tarjeta por otro. Lo cobrado con QR, transferencia o tarjeta no está en el cajón.
- Al cerrar, calcula el efectivo esperado con la fórmula de abajo.
- Cuenta el efectivo real, billete por billete y las monedas.
- Compara y anota la diferencia, aunque sea chica. Si se repite, es una señal.
Cómo calcular el efectivo esperado
Efectivo esperado = cambio de apertura + ventas en efectivo + abonos de fiado en efectivo − pagos y gastos en efectivo − retiros.
Un ejemplo en bolivianos:
| Concepto | Monto |
|---|---|
| Cambio de apertura | Bs 200 |
| + Ventas en efectivo | Bs 1.450 |
| + Abonos de fiado en efectivo | Bs 120 |
| − Pago a un proveedor | Bs 500 |
| − Retiro del dueño | Bs 300 |
| = Efectivo esperado | Bs 970 |
| Efectivo contado | Bs 970 |
La caja cuadra: no sobra ni falta nada. Las ventas cobradas con QR, transferencia o tarjeta (Bs 380 ese día) no entran en esta cuenta: se comparan con lo que llegó a la cuenta o a la billetera.
Qué hacer si la caja no cuadra
- Vuelve a contar el efectivo, y que lo cuente otra persona.
- Revisa que todas las salidas estén anotadas: el pago al proveedor, el gasto chico, lo que sacaste para ti.
- Revisa si alguna venta con QR, transferencia o tarjeta quedó anotada como efectivo, o al revés.
- Revisa los abonos de fiado: un abono sin anotar hace que sobre dinero.
- Si atienden varias personas, haz un corte por turno: así sabes en qué turno apareció la diferencia.
Cómo lo hace cobrando
Si llevar el cuaderno y la cuenta a mano te quita tiempo, cobrando lo hace por ti desde el celular, la tablet o la computadora:
- Fiado por cliente: vendes a cuenta desde la caja, registras pagos parciales y ves el saldo y el historial de cada cliente. Está en todos los planes.
- Apertura y cierre de caja: cargas el monto inicial, registras ingresos y retiros, y al cerrar ves el total por medio de pago y el efectivo esperado.
- Los cobros con QR, transferencia o tarjeta quedan registrados separados del efectivo, y puedes combinar medios en una misma venta.
- Si se cae el internet con la pantalla de venta abierta, sigues cobrando y las ventas se sincronizan al volver la conexión.
Ten en cuenta que en Bolivia cobrando no emite factura electrónica (los tickets son comprobantes internos) y que la suscripción se paga con tarjeta internacional. Cuesta desde Bs 215 al mes o Bs 2.064 al año, con 7 días de prueba gratis sin tarjeta.
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