Cómo llevar el fiado en una tienda de barrio y hacer el cuadre de caja (guía 2026)
Gestión7 min de lectura
Guía práctica para tiendas de barrio de Colombia: cómo llevar el fiado en el cuaderno paso a paso, reglas para fiar sin perder plata, errores comunes y cómo hacer el cuadre de caja calculando el efectivo esperado, con un ejemplo en pesos colombianos.
Actualizado el 8 de noviembre de 2026. Escrito por el equipo de cobrando.app.
En la tienda de barrio el fiado es parte del negocio: al vecino que paga en la quincena, a la familia que compra todos los días. El problema no es fiar, es que el cuaderno se pierde, se moja o no se entiende. Y al final del día, el cuadre de caja no siempre da.
Esta guía sirve aunque no uses ningún sistema: te explicamos cómo llevar el fiado en papel, qué reglas te evitan perder dinero y cómo hacer el cuadre de caja con el cálculo del efectivo esperado, con un ejemplo en pesos colombianos. Al final te contamos cómo lo hace cobrando.
Cómo llevar el fiado en papel, paso a paso
- Usa un solo cuaderno para el fiado, separado de las cuentas de la caja. Si hay dos o tres, alguna deuda se pierde.
- Dedica una hoja a cada cliente, con su nombre completo y su teléfono arriba. Nada de anotar todo en una sola lista por fecha.
- Arma cinco columnas: fecha, detalle, cargo (lo que se lleva), abono (lo que paga) y saldo.
- Anota el detalle, no solo el total. "Leche, pan y huevo" se discute mucho menos que un número suelto.
- Actualiza el saldo en cada renglón: saldo anterior + cargo − abono. Así siempre sabes cuánto te debe sin sumar todo de nuevo.
- Pide una inicial o firma en cada cargo. Evita el "yo no me llevé eso".
- Anota los abonos el mismo día y en el momento, y guarda ese dinero en la caja como entrada de fiado, no como venta.
Así se ve la hoja de un cliente:
| Fecha | Detalle | Cargo | Abono | Saldo |
|---|---|---|---|---|
| 3 nov | Gaseosa y pan | $6.500 | $6.500 | |
| 5 nov | Arroz y huevos | $12.000 | $18.500 | |
| 8 nov | Abono | $10.000 | $8.500 |
Reglas para fiar sin perder dinero
- Pon un tope por cliente. Decide cuánto le fías como máximo a cada uno y no lo pases, aunque insista.
- Acuerda una fecha de pago: cada quincena o el día de pago de tu cliente. Anótala en la hoja.
- Fía solo a clientes que conoces y que ya compran seguido. A alguien nuevo, mejor no.
- No sumes cargos nuevos si el saldo está vencido. Primero un abono, después fiado otra vez.
- Revisa el cuaderno una vez por semana y avisa con amabilidad a quien se pasó de la fecha.
Errores comunes
- Anotar solo el total del día y no lo que se llevó cada cliente.
- Olvidar anotar un abono: el cliente pagó y tu cuaderno dice que debe.
- Mezclar el dinero de los abonos con las ventas y después no saber por qué la caja no cuadra.
- Que cada persona que atiende anote a su manera, o en hojas sueltas.
- Fiar sin tope y descubrir a fin de mes que un solo cliente debe más de lo que vendes en un día.
Cómo hacer el cuadre de caja, paso a paso
- Al abrir, cuenta el base de caja con el que empiezas y anótalo.
- Durante el día, anota toda salida de efectivo: pagos a proveedores, gastos y retiros. Y toda entrada que no sea venta, como los abonos de fiado.
- Separa las ventas por medio de pago: efectivo por un lado y Nequi, Daviplata o tarjeta por otro. Lo cobrado con Nequi, Daviplata o tarjeta no está en el cajón.
- Al cerrar, calcula el efectivo esperado con la fórmula de abajo.
- Cuenta el efectivo real, billete por billete y las monedas.
- Compara y anota la diferencia, aunque sea chica. Si se repite, es una señal.
Cómo calcular el efectivo esperado
Efectivo esperado = base de caja + ventas en efectivo + abonos de fiado en efectivo − pagos y gastos en efectivo − retiros.
Un ejemplo en pesos colombianos:
| Concepto | Monto |
|---|---|
| Base de caja | $50.000 |
| + Ventas en efectivo | $680.000 |
| + Abonos de fiado en efectivo | $40.000 |
| − Pago a un proveedor | $150.000 |
| − Gasto pagado de la caja | $20.000 |
| = Efectivo esperado | $600.000 |
| Efectivo contado | $598.000 |
Faltan $2.000. Antes de darlo por perdido, revisa los pasos de la sección siguiente. Las ventas cobradas con Nequi, Daviplata o tarjeta ($230.000 ese día) no entran en esta cuenta: se comparan con lo que llegó a la cuenta o a la billetera.
Qué hacer si la caja no cuadra
- Vuelve a contar el efectivo, y que lo cuente otra persona.
- Revisa que todas las salidas estén anotadas: el pago al proveedor, el gasto chico, lo que sacaste para ti.
- Revisa si alguna venta con Nequi, Daviplata o tarjeta quedó anotada como efectivo, o al revés.
- Revisa los abonos de fiado: un abono sin anotar hace que sobre dinero.
- Si atienden varias personas, haz un corte por turno: así sabes en qué turno apareció la diferencia.
Cómo lo hace cobrando
Si llevar el cuaderno y la cuenta a mano te quita tiempo, cobrando lo hace por ti desde el celular, la tablet o la computadora:
- Fiado por cliente: vendes a cuenta desde la caja, registras pagos parciales y ves el saldo y el historial de cada cliente. Está en todos los planes.
- Apertura y cierre de caja: cargas el monto inicial, registras ingresos y retiros, y al cerrar ves el total por medio de pago y el efectivo esperado.
- Los cobros con Nequi, Daviplata o tarjeta quedan registrados separados del efectivo, y puedes combinar medios en una misma venta.
- Si se cae el internet con la pantalla de venta abierta, sigues cobrando y las ventas se sincronizan al volver la conexión.
Ten en cuenta que en Colombia cobrando no emite factura electrónica (los tickets son comprobantes internos) y que la suscripción se paga con tarjeta internacional. Cuesta desde $57.100 COP al mes o $548.200 COP al año, con 7 días de prueba gratis sin tarjeta.
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