Cómo llevar la libreta del fiado del almacén y hacer el cierre de caja (guía 2026)

Actualizado el 8 de noviembre de 2026. Escrito por el equipo de cobrando.app.

En el almacén de barrio la libreta es parte del negocio: el vecino que paga a fin de mes, la familia que compra todos los días y arregla cuando cobra. El problema no es fiar, es que la libreta se llena de tachones y nadie sabe bien cuánto debe cada uno. Y al cerrar, la caja no siempre da.

Esta guía te sirve aunque no uses ningún sistema: te explicamos cómo llevar la libreta del fiado en papel, qué reglas te evitan perder plata y cómo hacer el cierre de caja con el cálculo del efectivo esperado, con un ejemplo en pesos uruguayos. Al final te contamos cómo lo hace cobrando.

Cómo llevar la libreta del fiado, paso a paso

1. Usá una sola libreta para el fiado, separada de las cuentas de la caja. Si hay dos o tres, alguna deuda se pierde.
2. Dedicá una hoja a cada cliente, con su nombre completo y su teléfono arriba.
3. Armá cinco columnas: fecha, detalle, cargo (lo que se lleva), pago (lo que paga) y saldo.
4. Anotá el detalle, no solo el total. "Leche, pan y fiambre" se discute mucho menos que un número suelto.
5. Actualizá el saldo en cada renglón: saldo anterior + cargo − pago. Así siempre sabés cuánto te debe sin sumar todo de nuevo.
6. Pedí una inicial o firma en cada cargo. Evita el "yo no me llevé eso".
7. Anotá los pagos en el momento y guardá esa plata en la caja como cobro de cuenta, no como venta.

Así se ve la hoja de un cliente:

Reglas para fiar sin perder plata

• Poné un tope por cliente. Decidí cuánto le fiás como máximo a cada uno y no lo pases, aunque insista.
• Acordá una fecha de pago: fin de mes o el día que cobra tu cliente. Anotala en la hoja.
• Fiá solo a clientes que conocés y que ya compran seguido.
• No sumes cargos nuevos si el saldo está vencido. Primero un pago, después fiado otra vez.
• Revisá la libreta una vez por semana y avisale con buena onda a quien se pasó de la fecha.

Errores comunes

• Anotar solo el total del día y no lo que se llevó cada cliente.
• Olvidarse de anotar un pago: el cliente pagó y la libreta dice que debe.
• Mezclar la plata de los pagos de cuenta con las ventas y después no saber por qué la caja no da.
• Que cada persona que atiende anote a su manera, o en hojas sueltas.
• Fiar sin tope y descubrir a fin de mes que un solo cliente debe más de lo que vendés en un día.

Cómo hacer el cierre de caja, paso a paso

1. Al abrir, contá el fondo de caja con el que empezás y anotalo.
2. Durante el día, anotá toda salida de efectivo: pagos a proveedores, gastos y retiros. Y toda entrada que no sea venta, como los pagos de la libreta.
3. Separá las ventas por medio de pago: efectivo por un lado y tarjeta, transferencia o QR por otro. Lo cobrado así no está en el cajón.
4. Al cerrar, calculá el efectivo esperado con la fórmula de abajo.
5. Contá el efectivo real, billete por billete y las monedas.
6. Compará y anotá la diferencia, aunque sea chica. Si se repite, es una señal.

Cómo calcular el efectivo esperado

Efectivo esperado = fondo de caja + ventas en efectivo + pagos de cuenta en efectivo − pagos y gastos en efectivo − retiros.

Un ejemplo en pesos uruguayos:

Faltan $ 100. Antes de darlos por perdidos, revisá los pasos de la sección siguiente. Las ventas con tarjeta, transferencia o QR ($ 9.200 ese día) no entran en esta cuenta: se comparan con lo que llegó a la cuenta.

Qué hacer si la caja no da

• Volvé a contar el efectivo, y que lo cuente otra persona.
• Revisá que todas las salidas estén anotadas: el proveedor, el gasto chico, lo que sacaste para vos.
• Revisá si alguna venta con tarjeta o transferencia quedó anotada como efectivo, o al revés.
• Revisá los pagos de la libreta: un pago sin anotar hace que sobre plata.
• Si atienden varias personas, hacé un cierre por turno: así sabés en qué turno apareció la diferencia.

Cómo lo hace cobrando

Si llevar la libreta y la cuenta a mano te saca tiempo, cobrando lo hace por vos desde el celular, la tablet o la compu:

• Cuenta corriente por cliente: vendés a cuenta desde la caja, registrás pagos parciales y ves el saldo y el historial de cada cliente. Está en todos los planes.
• Apertura y cierre de caja: cargás el fondo inicial, registrás ingresos y retiros, y al cerrar ves el total por medio de pago y el efectivo esperado.
• Tarjeta, transferencia y QR quedan separados del efectivo, y podés combinar medios en una misma venta.
• Si se corta internet con la pantalla de venta abierta, seguís cobrando y las ventas se sincronizan cuando vuelve la conexión.

Tené en cuenta que en Uruguay cobrando no emite facturación electrónica (los tickets son comprobantes internos) y que la suscripción se paga con tarjeta internacional. Cuesta desde $ 725 al mes o $ 6.960 al año, con 7 días de prueba gratis sin tarjeta.

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